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谈高校行政秘书应具备的素质


□ 战 申

  摘 要:为适应形势的要求,努力建立一支高素质、高效率的行政管理干部队伍是提高高校行政管理质量,办好杜会主义高等学校的根本。高等学校的行政秘书应具备政治思想素质、文化和专业素质、业务能力素质。
  关健词:高校 行政管理 行政秘书 素质
  
  一、提高行政管理水平要求建设高素质行政秘书队伍
  
  高校行政管理就是要通过组织、计划、实施等行动,使学校所拥有的人力、物力和财力发挥出最大的效益,实现学校的培养目标,完成学校所担负的以教学和科研为中心的各项任务,这主要包括对高等学校人、财、物、时间、信息的管理。知识经济的发展,对我国高等学校提出了更新、更高的要求,向管理要质量,向管理求效益,向管理要人才,已成为高等学校客观现实的反映,形势十分紧迫。一所学校行政管理质量、水平的高低,取决于行政管理干部的家质,包括行政管理领导干部和一般行政管理干部的素质。因为,行政管理工作千头万绪,上至中央,下至地方,直至学校的方针、政策、决定等以及一些具体工作,都需要层层行政管理干部去贯彻执行。同时,各层行政管理干部是帮助各级领导处理和协调各种内外关系、联系群众的重要桥梁。然而,上级的意图能不能圆满地贯彻下去,行政秘书能不能充分发挥承上启下、上通下达的纽带作用,与行政秘书的素质有着直接的关系。随着我国教育、科技、经济社会的高度协调与发展,整个行政领导和行政管理工作的科学化、现代化要求已成为社会发展的必然趋势。
  
  二、高校行政秘书应具备的基本素质
  
  1.政治思想素质。首先,行政管理工作是为一定的政治服务的,具有一定的方向性。其次,行政秘书要具有良好的思想素质,具有良好的精神风貌和思想境界,思想上要树立全心全意为人民服务的思想,发扬党的优良传统,忠诚党的教育事业,有强烈的事业心和高度的工作责任感。工作中要有高度的政策观念,办事民主,实事求是,注重调查研究;要关心群众、理解群众,积极解决群众反映的问题;处理问题要通情达理,解决问题要与人为善,使人心悦诚服。此外,有些行政秘书还扮演着院校财务开支等出纳工作,如何在金钱面前不为所动,管理好院校的机密,也需要行政秘书的公正和细心。
  2.学识素质。科学文化和专业知识是做好高校行政秘书工作的必要条件。一个合格的行政秘书必须具备真才实学,才能适应形势的发展和社会的需要。高等学校的行政秘书同样应当博学多识,知识越多越能把握客观世界的规律,在工作中越能取得更大的主动,尤其是在知识密集、人才集中的高校,没有广泛、全面、良好、合理的知识结构,势必难以胜任。
  3.业务能力素质能力。⑴.独挡一面的管理能力:这就是说行政秘书能否独立地完成自己所分管工作的能力,包括计划能力和多谋善断的能力。所谓善断,就是指能够从多种办法中选择出最好的主意来,并坚持果断地实行。高等学校行政管理工作门类众多,任务繁重,各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用,人人能起到独挡一面的作用,才能做好全校的行政管理工作,以达到提高整个学校行政管理质最的目的。⑵.沟通协调能力:善于处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的能力。行政秘书应具有较强的协调能力,合理协调好校内校外、各部门之间的关系,努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境,以实现高等学校教育目标的总要求。⑶.开拓创新能力:辩证唯物主义观点告诉我们,事物都是联系的、发展的、变化的。一个行政秘书的管理工作中要有开拓创新的精神,不能因循守旧、墨守成规。要研究新情况,解决新问题。这就要求行政秘书对事物的观察要敏锐、思考问题要周密,善于发现间题,积极创造条件解决问题;善于结合自己的工作不断提出改革措施。
  
  三、总结
  
  随着我国教育改革的不断发展,高校管理也不断成熟,这对于高校行政秘书来说,既是机遇又是挑战。高校行政秘书只有在明确自己的角色定位之后才能更好地为上级领导和广大师生服务,而高校行政秘书惟有不断加强自己思想、文化、专业等素质的培养锻炼,才能完善自己的定位,争取更大的发展空间。
  
  参考文献:
  [1].朱传忠、叶明:《秘书理论与实务》,浙江大学出版社,2001。
  [2].孙亮、柏静福:《信息不对称与高等教育》,《东北电力学院学报》。
  [3].胡建强:《论商校教学管理的特点》,《株洲工学院学报》。
  战 申:辽宁大学MBA教育中心、沈阳化工学院。
  
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