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知识管理系统实施差距成因分析与应对策略研究


□ 谢学军 刘玉照 刘建准

  1 引言
  
  知识管理(knowledge management,KM)是将信息技术与组织流程整合的系统化管理战略,是包含知识开发、转换、传递、存贮和应用的一系列管理活动。在知识经济中,企业只有不断积累核心知识,并利用知识进行创新,才能享受企业变革带来的回报。
  随着KM价值的日益凸显以及相关理论日趋成熟,知识管理系统(knowledge management system,KMS)在很多企业得到了实施。有效的KMS能够帮助企业利用系统内的技能和经验以及员工个人的隐性知识。然而,在企业实践中,KMS实施常常遇到许多问题或障碍,有的来自技术领域,更多的则来自管理活动。
  基于这样的背景,有必要开发一套KMS实施差距的整体框架,以全面阐述KMS实施过程中存在的关键问题或障碍,在分析各种差距形成原因的基础上,有针对性地提出缩短甚至消除各种差距的解决方案,并总结出KMS实施的总体策略,从而为企业实践提供一定的指导。
  
  2 KMS实施差距及其成因分析
  
  结合我国当前企业实践,本文从管理角度构建了KMS实施差距的整体框架,以全面阐述K_MS实施过程中存在的关键问题及主要障碍,如图1所示:
  
  
  2.1 差距1
  即高层管理者意识到的企业所需要的知识与提升企业竞争优势所需要的知识之间的差距。形成原因主要有:①高层管理者无法理解企业所处的竞争地位。他们对竞争优势的认识往往过于乐观或过于悲观,因此无法形成KMS实施的明确目标。而没有明确和适当的目标,企业就无法启动KMS。②高层管理者对企业拥有的核心知识缺乏认识。每个企业都有其独特的知识领域和需要解决的特定问题,高层管理者的关键任务之一就是要识别企业获取和保持竞争优势所需要的核心知识。
  
  2.2 差距2
  即高层管理者提出的KMS规划与高层管理者意识到的企业所需要的知识之间的差距。形成这种差距的主要原因在于:①高层管理者无法准确界定和描述企业所需要的核心知识。Bresman(1999年)等人认为隐性知识通常不易表达,只能通过感觉或接触慢慢体会,这限制了隐性知识的转移;②由于缺乏标准,高层管理者难以将企业所需要的知识转化为KMS实施的具体规划。
  
  2.3 差距3
  即KIVIS实施、评价与KMS规划之间的差距。主要原因在于:①高层管理者缺乏对KM的承诺,使员工感受不到被激励的力量,从而不愿参与其中,企业要获得所需要的知识变得更加困难;②企业在资金、人才、IT基础设施等方面的限制阻碍了KMS的有效实施。
  
  2.4 差距4
  即员工意识到的企业所需要的知识与KMS实施、评价之间的差距。形成原因主要有:①员工拥有各自的专业知识,但很难与他人分享。员工每天限于特定的日常工作,缺乏广阔的视野,面临将信息转化成有用知识的困难和与其他同事沟通的障碍。比如,营销专家更愿意与营销部门的其他人员分享和应用新的营销知识,而不愿与其他部门人员分享。员工都习惯从个人视角和特殊处境来解释知识,因此知识内容在扩散过程中会持续改变(Nonaka,1991年)。②员工无法理解或担心知识分享。为提升个人绩效,知识工作者之间存在激烈的竞争,他们往往花费大量时间来积累专业知识,因此通常不愿与他人分享。
  
  2.5 差距5
  即高层管理者意识到的与员工意识到的企业所需要的知识之间的差距。形成原因主要有:①不同的职位、任务和知识背景,导致高层管理者与员工之间存在意识上的差别,从而出现沟通障碍,双方难以获得有价值的信息;②不同层次的员工对目标计划、担负的责任、获得的授权持有不同态度。知识创新是各部门和专家组的共同责任,管理者与员工必须分担这种责任。因此,使所有层次的员工在意识、目标和计划上相互协调匹配,成为KMS实施的关键。
  
  2.6 差距6
  即KMS实施、评价后实际获得的知识与提升企业竞争优势需要的知识之间的差距。主要原因有:①不能评价KMS实施结果,因此无法确定实施结果是否满足了预期目标;②难以通过现有的财务体系对知识资产进行准确度量。具体评价方法包括定性与定量方法、绩效审核与定标比超(Hiebler,1996年)。而财务绩效评价往往集中在销售的货币价值、投资回报率、价格变量、单位产品带来的利润等指标上(Ghalayiniand Noble,1996年),这种传统的评价方法与企业竞争优势的提升相矛盾。
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