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浅谈人事档案管理的作用


□ 迟耀林

  (黑龙江省教育学院,黑龙江哈尔滨150080)

  摘要:人事档案是人力资源管理过程中非常重要的环节,它为识别人才、选拔人才、使用人才提供了重要的依据。人事档案管理的好坏决定了人力资源的开发和使用的效率。人事档案管理必须适应现代化管理的要求,积极拓展服务职能,为人力资源开发、使用提供保障。

  关键词:人事档案管理;人力资源管理;作用

  人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据,是人力资源管理与开发、使用的重要依据。一份翔实、完整的个人人事档案,是机关、单位选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证。然而,目前绝大部分单位由于多方面因素的影响,人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在,不仅给人员的变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多的困难,直接影响到人才的正确合理使用,而且不能使人才档案信息得到正确使用,不利于快速、全面、真实地掌握人才队伍现状,从而科学加强队伍建设。因此,有效的人事档案管理对分析机关、单位内人力资源状况是否适应单位的改革与发展的要求,人才工作计划制定是否科学合理、实施是否顺利等方面发挥着重要作用。

  一、人事档案的重要性

  21世纪的竞争是人才的竞争,现代管理理论强调管理的核心是人的管理,人既是管理的主体,也是管理的客体,人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据,它既存储了组织人力资源信息,又是管理的核心——“人”的历史和现状的一个真实反映,它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程,是历史地、全面地考察人的重要依据。因此我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。

  人事档案对于每个人来说都非常重要,它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录,具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等,都需要档案“说话”,它的作用不可被取代,如果没有档案,单位和个人的权益都无从得以保障!从某种意义上说,它甚至可以决定一个人的命运。在现代人力资源管理中,人事档案的作用包括两个方面:

  (一)档案对用人单位的作用

  对于用人单位来说,档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录,通过利用档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹,总结经验教训,为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代的机关、单位为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能全面、准确地了解一个人,通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总、归入本人档案,作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时,都会经常使用档案,考察其德、能、勤、绩等情况,从而全面准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后,单位用人更加谨慎,严把人才进口关成为单位提高工作效率,提升整体素质的首选措施。

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