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用Outlook做问卷调查超轻松


□ 李 红

  假如你开Party前想先了解一下哪些朋友会参加,或者想调查公司的产品和设计客户是否喜欢、哪种最受欢迎?客户对公司的服务是否满意?……等等这些需要问卷调查的任务,现在用Outlook即可轻松搞定!方法是利用Outlook的投票功能向各位好友发封Email,Outlook就能收到响应然后自动汇总投票结果,这样你就不必再外出或打电话进行问卷调查了!
  
  一、制作问卷调查Email
  启动Outlook2003,首先撰写一封问卷调查Email,依此点击菜单“文件→新增→邮件”,光标定位到“收件人”栏上,点选工具栏中的“通讯簿”按钮,选择要发给哪些联系人Email,再给问卷调查输入一个主题,邮件正文中输入问卷内容。(图1)
  接下来设定投票选项,点击Outlook工具栏中“选项”图标,弹出“邮件选项”对话框,勾选“使用投票按钮”,在右边方框中输入自定义的内容,例如“参加;不参加;可能”,如果要用默认的投票按钮,可以点右边方框中的下拉列表,选择“是;否”、“是;否;可能”或者“赞成;反对”,这样对方收到的Email中就有这些投票按钮;再勾选“请在送达此邮件后给出送达回条”以确定对方是否收到了本邮件,勾选“请在阅读此邮件后给出阅读回条”,以了解对方是否读取了本邮件;最后按“发送”将这封Email发送出去。(图2)
  二、被调查者回复问卷
  被调查者收到你的这封Email后,在该Email左上方能看到“投票”按钮,本例中是自行定义的“参加;不参加;可能”这3个按钮,对方通过点击这些按钮进行投票(图3),如果他愿意参加就点击“参加”按钮,正在考虑中的点“可能”,不参加者点“不参加”按钮,接着就会弹出响应对话框,要求选择“立即发送响应”或者“发送前编辑响应”,前者在发送箱中会自动生成一封响应Email(图4),后者在发送前允许你编辑一下响应邮件,通常我们选择“立即发送响应”完成投票,然后该邮件上方出现回复状态,最后将发件箱中的响应邮件发送出去,投票就大功告成了。
  三、追踪投票结果
  问卷调查的投票结果到底如何呢?调查人只要在Outlook中收一下邮件,然后进入“已发送的邮件”文件夹,打开当初发送的问卷Email,该邮件左上方就能看到多出一个“追踪”选项,点击这个“追踪”,所有被调查者的投票结果就会全部显示出来,每个被调查者是投了赞成票、还是反对票等等响应情况一目了然,而且还能自动计算汇总投票结果,例如本例中投票结果:参加3票,不参加1票,可能1票,还有一个人未投票、没有发出响应。(图5)
......
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