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浅谈会计档案管理的现状及建议


□ 江 红

  【摘 要】 本文分析了会计档案的收集、整理、销毁、调阅与利用中存在的问题,就如何使会计档案管理实现制度化、规范化、科学化提出几点建议。1、提高档案意识,加强规范管理;2、落实责任,明确分工;3、与国际接轨,实现现代化管理;4、引进人才,加强培训;5、 即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
  【关键词】 会计档案管理;现状;建议
  
  会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表,以及其它会计资料等专业材料。它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息。为单位制定规划、计划,调查取证以及进行决策提供依据和咨询材料。它是记录和反映各单位经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据,是国家档案卷宗的重要组成部分,在社会经济活动中具有重要的作用。财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展,对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着经济工作的不断发展,财务法规、标准的变化越来越频繁,甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整;各种指标、标准,每年都可能变;各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容,同时要求不但反映当年度经费活动情况,并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况;各种标准划分越来越细,项目越来越杂。还有电子档案的出现也给财务档案的管理提出了新的要求。
  
  一、会计档案管理存在的问题
  
  会计档案是历史的真凭实证,它在社会经济活动中的作用,决定了加强会计档案管理的必要性。但事实上,由于各单位会计档案管理意识还比较薄弱。会计档案作为新兴档案学科还缺乏深入研究,在日常会计工作中,很多单位重核算、轻管理,会计档案管理工作混乱,存在着一定的问题。
  1、收集资料方面
  由于对会计档案概念的不明确,一些财务人员没有将会计部门形成的全部文件归入会计档案,只是将会计凭证、账簿、报表核算类资料进行整理归档,而将法规、制度类文件,如上级财政部门的来文、本单位会计制度、会计工作计划、会计工作总结;预测、决策类文件,如财务分析报告、市场预测、会计决策设计等等,放在其他部门,造成会计资料收集不全。有些会计档案是属于不耐久的复写纸、传真纸或圆珠笔的字迹材料,这些材料在高温高湿度条件下字迹很快氧化而看不清楚,失去保存的意义。
  2、整理、销毁方面
  《会计法》明确规定:“会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计资料应当按照国家有关规定建立档案,妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法,由国务院财政部门会同有关部门制定。”但一些单位的财务人员在月末、年度终了没有按规定将已形成的会计档案及时整理立卷,装订成册,随随便便放在箱内,造成资料遗失等问题。有的虽然进行了整理立卷,但是案卷质量不符合规范。会计档案保管到达一定年限之后,经过鉴定、审查,报经批准,可以销毁。但是,很多单位那些已失去保存价值的会计档案仍然长年累月占据着库房和设备。究其原因,是一些人怕麻烦、怕负责任,担心会计档案销毁之后,今后一旦有什么经济问题,无凭无据,到时说不清楚。这不仅增加了国家的经济负担,也影响了会计档案信息资源的开发利用。
  3、移交、存放方面
  《会计档案管理办法》第6条规定:“各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管。”但在实际工作中,财务部门与档案部门配合得并不协调。财务部门担心移交后利用不便,不愿移交;而档案部门以不懂会计业务为由,不愿接收。由此造成会计档案长期在财务部门,没有被广泛利用。由于财务部门缺乏一定的档案知识,对于会计档案的存放不够重视,例如,很多单位的会计档案都没有专门的存放地点,甚至与其他杂物一起堆放;有的档案室没有严格控制温度、湿度,认真做好“七防”,严重影响了会计档案的寿命。
  4、人员素质方面
  目前,大多数单位的财务人员虽然熟悉账务处理,但是缺乏会计档案管理知识。甚至有些领导还不认可财务档案管理的重要性,不重视财务档案管理的培训。在实际操作中,每个财务人员都按自己的一套方法去管理,造成一个单位的会计档案管理工作因财务人员变动而变化,没有一套固定而完整的管理制度,从而影响了整个单位的管理。
  5、电子财务档案
  电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案,电子财务档案有许多特点:电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。但也有不足的一面。如,具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,此项档案的管理还不规范。
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