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新形势下做好文档管理工作的建议


□ 王莹

  (黑龙江省宏观经济研究所,黑龙江哈尔滨 150036)

  摘要:文档管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据,也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现,是一项繁琐、严密的工作,档案材料为今后开展工作奠定了坚实的基础,是领导决策的重要依据。在新形势下,文档工作已走向网络化和数字化,文档管理人员应该思索如何提高文档管理水平,促使文档管理工作更规范化、制度化。

  关键词:文档管理人员;文档管理;建议

  一、目前文档管理工作存在的问题

  1.档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规则。由于对档案管理工作的重要性认识不足,在实际工作中往往存在走过场,应付检查,短期行为较多,造成档案工作的规则不健全,缺乏应有的长期性和连续性。

  2.档案管理工作缺乏制度化的管理程序。一是在档案收集不规范,制度不健全;二是档案整理不规范,在立卷过程中没有完全按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内资料漏失现象比较普遍;三是档案综合管理力度不够,表现在自设资料库,给档案的综合管理造成困难;四是档案利用不规范,档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按时归档管理,在某种程度上给单位今后的工作带来了一定的影响。

  3.档案管理工作缺乏办公自动化的先进手段。首先表现在技术上没有更新改造,跟不上日益增长的档案利用需求其次表现在人的素质不高,操作不熟练,没有发挥出先进设备的先进作用。

  二、做好文档管理工作的条件

  1.文档管理工作的前提条件。文档管理工作水平高低的前提条件是各级领导高度重视。一是从硬件设施、软件管理各方面提供便利的条件,从上至下形成重视档案管理的风气;二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节,对档案管理中存在的问题及时提出改进的意见。三是把加强和规范文档管理工作纳入全年的工作计划中并认真落实。

  2.文档管理工作的基本条件。文书管理规范化是做好档案工作的基础。在实际工作中,公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理。尤其是在办公自动化迅速发展的今天,文书工作的处理程序与档案管理紧密联系在一起。比如在文件形成的初期,就要对文件进行鉴定、分类以及归档编号等,这样可以减少重复劳动,降低差错,同时也能大大提高办公效率。

  3.文档管理工作的保障条件。制度完善是做好文书档案管理工作的重要保障。制度是规范人们行为的准则,在进行文档管理工作中,应始终坚持用制度规范人的行为,规范文档管理。一是认真学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”。二是根据部门工作实际,制定相应的“公文处理实施办法”。三是将“公文处理实施办法”列入部门“规章制度手册”的首位,并组织部门工作人员学习。

  4.文档管理工作的关键条件。档案管理离不开档案管理人员,档案管理人员的素质直接影响着一个单位档案事业的发展。档案管理工作的特点是非常繁琐和枯燥无味,这就要求管理人员具备较高的政治素质和很强的责任心,同时具有丰富的知识和适应档案管理的新技术。这样才能与时俱进地搞好文档管理工作。

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