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电子办公环境下的业务信息集成管理研究


[摘要]以我国已有的成功管理实例为基础,提出以业务信息生命周期管理为原则,以IT技术为手段,重构电子办公系统与电子文件管理系统为业务信息集成管理系统,打造机构内业务信息共享平台的设想。围绕这一设想,对集成后的系统重构进行功能分析,并以国内的实例进行佐证。
  [关键词]电子办公系统 电子文档管理系统 电子文件管理系统 信息生命周期管理 业务信息集成管理系统
  [分类号]C931
  
  2009年,课题组对珠江三角洲地区、湖南株洲以及天津开发区的250余个政府信息中心进行了问卷调查,并对南方电网下属的多个公司进行了实地调研与访谈,发现不少省市级政府部门、央企的电子办公系统基础设施建设已经基本完成,正在探索如何将机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统集成起来,在遵从法规的基础上协同工作。但更多的机构和组织尚未认识业务信息系统集成管理的重要性,仍然沿用传统的文档、文件分离的管理模式管理电子文档,使被保留的业务信息面临多种风险。
  
  1 电子业务信息集成管理的必要性
  
  电子业务信息集成管理是指采用IT手段将同一机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统整合为电子文档与文件管理系统,使其集电子文档创建、保存、流转、利用和归档于一体。这个问题的提出是基于以下几个原因:
  
  1.1 文档与文件分离的管理模式不适于电子环境
  长期以来,机构的业务信息是分由业务管理部门与档案管理部门分别管理的。业务部门仅对文档进行管理,档案部门则专门管理归档后的文档(即档案),如图1所示:
  
  同一机构内的文档与文件相离散的管理模式,在电子环境下是难以满足文件归档要求的。文档管理与文件管理的管理目标的差异,造成沿用传统管理思想设计的电子文档管理系统(EDMS)与电子文件管理系统(ERMS)的离散状况。
  EDMS与ERMS尽管都要捕获元数据,但前者是为便于文档检索、版本与存取控制,并不考虑捕获文件管理元数据(如文件来源的详细信息、文档产生的技术环境描述信息、文档管理过程的痕迹等),其后果是无效归档产生。所谓无效归档,即缺乏来源与过程信息的电子文件失去归档价值。只有在EDMS内置人文件管理需求,才能将电子文档管理与电子文件管理逻辑地关联起来,无效归档问题才可能解决。如图2所示:
  
  20世纪初,随着办公自动化的普及,很多国家更新或扩充了原有的文件管理系统功能需求规范,使其顺应信息技术变化对文档管理的要求。如欧盟在2008年发布了电子文件管理功能需求更新扩展版(MoReq2),在整个规范中都扩充了文档管理与文件管理相互关联的功能需求,“10.3文档管理与协同工作”对文档管理系统明确地提出了文件管理需求。此外,联合国与其他国家也都有整合文档管理与文件管理的系统功能需求规范的出台。 ......
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