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高校图书馆图书资料招标采购制度探析


□ 查道懂

  [摘要]高校图书馆图书资料招标采购是近年来兴起的一种新的采购管理模式。通过分析图书资料招标采购的意义和主要模式,同时结合笔者的工作实践,指出在图书资料招标采购中应注意的问题,并对未来图书招标工作的发展给出4点建议。
  [关键词]高校图书馆 图书资料 招标采购
  [分类号]G250
  
  1 背 景
  
  《中华人民共和国政府采购法》于2003年1月1日正式实施,规定:“各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务时,实行政府采购”。据此,招标采购在各高校图书采购中实施的步伐大大加快。从2003年在个别高校图书馆的试行到2005年底的大面积铺开,招标采购在图书资料采访活动中完全占据了主导地位,一改高校图书馆“细水长流”的传统采购模式,翻开了高校图书馆图书采访工作的新篇章。2006年9月15日教育部高等学校图书情报工作委员会、中国图书馆学会高等学校图书馆分会发布了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》。为高校图书馆图书采购招标工作提供了政策上和理论上的依据,同时也提供了操作程序以及法律保障,对图书供应商及高校图书馆本身提供了法律保护。
  
  2 图书馆招标采购制度的经济学意义
  
  招标投标最早起源于英国。它是作为一个具有固定程序和组织方式、竞争激烈的交易方式,也是作为一种“政府采购”或称“公共采购”的手段和法定程序而出现的。按通常的理解,招标是应用技术经济的评价方法和通过市场竞争机制的作用,有组织地开展择优成交的一种规范化的交易运作方式,是以实现投资效益最大化为目标的一种经济行为。从经济学角度分析,招标投标能够发挥信息提示和信息传播功能,有效减少信息不对称的状况,从而减少交易成本。在很多行业,招、投标制度的实施有效地降低了交易费用,在保证标的物的质量的同时降低了采购成本。正是这些优势引发了图书馆招标采购制度的产生,也推动了高校图书馆图书资料招标采购工作的发展。
  
  2.1 有利于减少图书采购成本
  传统的高校图书馆图书资料采购一般是由采购部门根据报刊目录和新书目录,结合本馆实际,列出清单到邮局或新华社征订图书,或者由采购部门根据本馆需要,派出采购人员到图书市场采买图书。这种采购方式都是由图书馆采购部门与图书供应商一对一地进行协商采买。而图书资料招标采购,引入了竞争机制,各图书供应商为了占领高校图书馆的图书采购市场,必然会给图书馆尽可能多的图书优惠折扣,这就意味着图书馆可以用有限的采购经费获得更多的图书,提高了图书采购经费的利用效率。同时,图书馆还可以减少图书采购人员,简化图书采购过程,节省大量的人力和物力。
  
  
  2.2 有利于加快图书流通过程
  根据制度经济学的观点,由于存在交易双方的信息不对称,买方不仅有生产成本,而且还存在交易费用。对图书采购而言,交易费用既指金钱也指时间,具体包括两个方面:①信息搜寻费用,即买方在市场中寻找潜在交易对手的费用,对图书馆而言指寻找图书供应商的时间成本与金钱成本;②售后费用,即交易双方出于防止事后机会主义的动机而实施必要的监督、管理所需的费用,对图书而言,这笔费用更多的体现在对预定图书的追寻、质量检验以及图书后续加工之上。
  在传统采购模式下,图书资料采买到馆,一般都要由本馆的工作人员对图书资料进行必要的加工以后,图书才能上架与读者见面,而这一加工过程往往需要1-2个月的时间。在图书资料招标采购中,图书采购方则可以将此项加工业务外包给图书供应商,即在标书中明确规定由中标单位提供CNMARK数据、盖馆藏章、贴书标、贴防盗磁条等服务。对于中标单位而言,为图书采购方专门提供此项加工服务,不仅比图书馆专为此项业务一次性引进专门人才成本更低,效率高,而且还可以拓展自己的业务经营范围。对于图书馆而言,不仅节约了成本,减轻了采编人员的压力,而且还大大缩短了图书上架时间,加快了图书流通过程。
  
  2.3 有利于促进高校图书馆廉政建设
  过去,各高校图书馆在采购图书资料时,多数是分散采购,透明度不高,并且缺乏有效的监督机制,容易滋生腐败。而在图书资料招标采购中,坚持的是公开、公平、公正的竞争,增强了采购的透明度,使图书资料采购中争取的折扣成为阳光下的行为,而不是个人行为,既维护了图书馆的利益,树立了图书馆的良好形象,也保护了有关的工作人员。招标投标机制可以促使交易双方有效缩短沟通的过程。招标投标过程,实际上是一个有效解决双方信息不对称矛盾的过程。在招标方式下,投标方面对的是一个评测小组,而非单个采买人员。而且在直接处于众多对手(至少3个)的激烈竞争之下,其所承担的压力是一对一谈判所不可比拟的。在巨大的竞争压力下,投标方有积极性主动提供关于自己生产、经营的真实信息供评测小组做出客观判断。
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