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高校图书馆管理系统内部控制探究


□ 曹红

  湖北工业大学 曹红

  一、引言

  高校图书馆作为学校的文献信息中心,承载着高校教学科研服务的重要责任,图书馆的管理水平必然会影响其信息资源的管理与向用户提供服务的质量。但是受传统的图书馆管理思想和服务理念的影响,当前的高校图书馆管理还存在滞后性,尤其是在内部控制方面尚未形成应有的意识和制度,影响了高校图书馆的职能的充分发挥。本文通过对高校图书馆内部控制的研究,旨在促进高校图书馆的管理水平和服务水平。

  二、高校图书馆管理系统内部控制现状

  (一)高校图书馆内部控制内涵 内部控制是由一系列方法、措施和程序组成的严密的体系,目的是为了保证组织运行的规范化和系统化,从而实现组织目标。按照内部控制制度的分类,可以分为会计控制和管理控制。图书馆内部控制是通过建立和执行一整套的调整、约束、规划、评价和控制的方法和程序,在确保图书馆资产的安全、完整的条件下来协调图书馆各部门、各业务之间的行为,以提高服务质量,促进高校教学、学术研究及相关工作的有序运行,降低各类风险。

  建立图书馆内部控制机制,首先要进行内部控制制度建设,包括图书馆的组织结构设计、岗位分工、岗位职责、授权批准、目标任务、工作流程、控制措施等,第二就是要对控制环节建立风险识别机制,以防止各项业务的遗漏、重复造成图书馆工作职能的有效发挥。

  (二)高校图书馆内部控制遵循原则 主要包括:

  (1)全覆盖原则:内部控制应覆盖图书馆行政系统、业务系统、技术系统和读者服务系统。贯穿各项业务流程和操作环节。

  (2)制衡性原则:图书馆内部机构设置方面,应根据各项管理目标的需要,优化组织结构,加强内部考核机制,通过相互制衡的内控机制实现高校图书馆的各项职能。

  (3)相匹配原则。高校图书馆的内部控制应当与管理模式、规模、复杂程度、等相适应,并根据情况变化及时进行调整。

  (三)高校图书馆内部控制现状 我国高校图书馆通常是由分管教学科研工作的副校长负责,图书馆馆长则负责图书馆日常运行,实行馆长负责制,直接向分管图书馆工作的副校长负责。在馆长领导下的领导班子主要负责图书馆日常运行中各项工作,包括制定全馆的工作计划、预算、工作总结、馆员聘用等。

  当前大学图书馆的组织结构基本上采取的是行政管理模式,僵化的直线职能制组织结构对于现代图书馆的管理造成很多弊端。主要表现在:管理层次多,信息传递渠道不畅,环境变化的敏感性差;缺少灵活性,服务模式滞后于用户需求;业务流程不科学,造成用户时间和精力的浪费;决策机制落后,资料的采买与用户需求不一致,导致资源浪费等。

  (四)高校图书馆内部控制问题原因分析 主要表现在:

  (1)内控环境较弱。长期以来,无论是图书馆管理实务工作还是图书馆管理理论的研究工作,大多将关注点放在图书馆的具体业务方面,造成这一现象的主要原因:一是图书馆实务共总者和理论工作者缺乏内部控制管理理念和内控相关的知识;二是相关人员不了解内部控制对图书馆职能发挥所起到的重要保障作用,三是对内部控制认识上存在的误区,认为内部控制就是会计控制,是财务部门的工作。因此,图书馆内部控制制度建设缺位、不科学,忽视图书馆全面内部控制体系的建设和内控工作的实施。在我国高校图书馆中,有些图书馆建立了内控制度,但是内控制度建立的初衷并非是从组织管理的角度出发,而是为了应付有关部门的检查,实际工作中并未认真执行,因此内部控制的作用无法真正发挥出来。

  (2)缺乏科学决策机制。在信息社会,图书馆用户的需求呈现出个性化、多元化等特点,图书馆的服务应该适应这一趋势,在制定服务内容和服务方式上进行创新,尤其是在资料的采买方面应采取科学的决策机制,这样才会保证图书馆的资源得到有效利用。长期以来,图书馆的管理者在决策过程中由于种种原因,未能建立相应的科学决策机制,导致大量信息资源的闲置浪费。

  (3)系统化管理层次低。信息的及时、准确的传递是组织有效管理的重要条件,图书馆管理同样如此。随着信息技术的普及,我国高校图书馆和财务部门都使用了相关的管理软件,资产管理和业务管理实现了自动化。但是由于大部分高校图书馆各个业务流程没有及时梳理,没有改变原有的工作方式,不能适应信息技术的要求,信息技术的效能无法发挥,图书馆的管理仍停留在零散化、片面化的层次,尚未进入系统化管理的层面。

  (4)高层次管理人才的缺乏。长期以来,高校的图书馆馆员大多是高校引进人才随迁配偶的首选岗位,而随迁配偶的文化层次和专业背景都与图书馆管理的要求存在很大的差距。同时,受传统的图书馆管理理念的影响,图书馆馆员缺少进修的机会,不能提高业务水平。高层次的研究型、知识型、应用型、复合型、创造型的人才队伍是决定高校图书馆持续、科学、高效、健康发展运作的核心价值动力。低端劣势态势的生存环境决定了我国高校图书馆内部管理体制和运作机制的改革将是一项长期的、复杂的、艰巨的过程。高校图书馆内部缺乏高层次尖端人才的巨大的、潜在的、广阔的发展空间和优越的、人文的、先进的服务环境。

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