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安全打印的4 种方案


  在人们的日常工作中,打印机是必不可少的生产工具。虽然不同用户的需求各不相同——美术设计公司希望打印机可以打印高清晰、高对比度的图稿;商业公司希望打印机打印速度快,日常使用成本低。但是它们对打印机有一个共同的要求,这就是一定要安全,打印机不能成为泄露公司创意和商用机密的漏洞。如何解决它们共同关心的安全问题?

  ■ 本报记者 张楠

  在日常办公中,员工泄露公司的机密也许并不是故意而为之,也许只是打印了一个文稿而没有及时取走,被不具有阅读该文档权限的员工看到而已。要想杜绝这类事件的发生,采用凭密码打印就可以实现。

  凭密码打印

  让文件不会再被误拿

  要想实现凭密码打印其实很简单,只要更换一台支持密码打印的设备即可。有了这台设备,在打印输出环节,员工可以在电脑端对机密文件进行密码设置,只有员工本人亲自在设备上输入打印密码,机密文件才会打印输出而且不会被别人误拿走。

  一般具有密码打印功能的设备都可以保存多项加密打印作业,用户无须担心打印机内的缓存是否足够。凭密码打印有助于降低机密文件被遗留在打印机上并被他人取走而造成的人为信息泄密风险。

  绑定IP地址打印 专机专用

  除了凭密码打印,公司的IT管理人员还可以对员工的IP地址进行绑定。IT管理人员可以通过对设备的IP/MAC地址筛选器进行设置,对公司员工接入打印机进行打印输出的权限进行严格限制。

  这样就可以实现只允许A部门的同事使用B打印机打印输出,C部门则无法访问B打印机,这样就可以降低多部门交叉使用设备所造成的信息混乱和泄密风险。

  刷卡实现保密和漫游打印

  上面说到的凭密码打印对于20人左右的小型工作组非常合适,但是如果是上百人甚至更多人的公司,凭密码打印就有点难以应对了。这时候用户就需要更高级的安全措施——刷卡打印。

  在采用刷卡打印之后,当员工发出打印命令的时候,打印的文稿并不会被发送到任何一台打印机上,这些打印任务会被存储在加密的服务器中。只有当员工站在打印机前进行刷卡确认的时候,打印设备才会去加密服务器中调取该员工发送的打印任务并完成打印输出。这种打印方式一方面保证了文档只会被打印人取走,保障了文档的安全性;另一方面也降低了打印机的负荷,不用像过去那样,所有的打印任务都存储在打印机当中,提高了打印的灵活性。

  除了安全之外,刷卡打印还可以大幅提高打印效率。对于在全国甚至全球都有办事机构的公司来说,员工出差在各地进行办公是非常普遍的,但是这些员工在异地进行打印的时候却非常不方便。

  过去,办公室中的每台打印设备都有独立的打印驱动程序,员工在异地办公时需要重新安装对应的驱动程序才能完成文印工作,耗费时间也非常不方便,而且还需要当地的IT管理人员协助才可以完成。

  有了刷卡打印之后,员工无需重复安装打印驱动即可实现跨楼层、跨办公室甚至跨城市的随行打印。原因就是上面说的,所有的文档并不是直接发送到打印机,而是存储到加密的服务器当中。

  举例来说,如果北京办公室的员工要去广州公司开会,需要准备大量的纸质会议文档,北京的员工只要在北京办公室发出相关文档的打印命令,这些任务便会安全地储存在加密的服务器中,在该员工抵达广州办公室之后,他只需要在任意一台设备上进行刷卡即可快速地输出打印作业。

  电子文档管理系统

  实现安全、高效打印

  对于很多贸易公司来说,在日常办公中与客户之间的传真往来非常频繁,业务对于传真的依赖性较高,但是传真这种纸质文档管理起来非常不方便。有了电子文档管理系统,对传真的管理将变得非常高效。

  采用电子文档管理系统之后,打印机在获取到传真任务之后,会将其自动转化为电子图片并转发至一个特定文件夹中,随后,文件管理者会将电子图片以邮件的形式发送至相关人员的邮箱中,这样的工作流程优化会极大地提高业务往来的及时性和安全性。

  为了加强传真往来的保密性,电子文档管理系统通常会关闭文印设备的打印功能,如果传真是在非办公时间发送到公司,传真文件不会停留在机器上,而是直接转化成电子文档并发送至相关人员的电子邮件中,业务人员即使不在办公室中也可以随时接受到客户的业务需求。

  除了保障传真的安全性,电子文档管理系统还可以有效降低用户的输出成本。IDC的调查显示,文印成本已经占到了企业收入的5%~11%,看似微小的文印成本却成为企业日常运营开支的重要组成部分。如何减少不必要的文档输出,从而降低企业的文印成本,成为很多企业IT部门的重要课题。IT部门可以从以下几个环节着手解决。

  在印前环节,IT管理部门可以按部门、按员工的彩色或黑白文印权限及数量设定。在印中环节,通过刷卡打印可以有限减少废弃打印或重复打印现象的发生。在印后环节,IT部门可以根据打印统计报表,进行数据分析,找到异常打印量,为公司实现精益化管理提供更多决策支持。

  

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