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信息时代科研机构档案工作探析


□ 王莹

  王 莹

  (黑龙江省宏观经济研究所,黑龙江哈尔滨 150036)

  摘要:科研机构档案是科研机构建设与发展的重要历史记录,也是科学研究发展的重要基础资料。科研机构建设与发展要与飞速发展的信息时代保持同步,就必须具有开拓创新精神,准确把握时代脉搏,优化传统的档案管理模式,在创新中求发展,在发展中体现其真正的价值。

  关键词:科研机构;档案;管理

  一、创新观念,开创科研机构档案工作的新局面

  档案工作观念的更新是科研机构档案服务工作创新的前提。据调查,目前还有部分科研机构的档案管理工作采用传统的方式保存资料,还没有跳出传统的管理模式。有的是因为经济条件限制,但多数是领导对档案管理意识不强,只重视行政和财务等工作,对档案管理工作的重视程度不够。具体表现在档案管理的设备陈旧落后。当今已是信息化时代,文档贮存资料离不开计算机,但由于档案工作的硬件投入不足,常常出现保存的资料遭到破坏,甚至全部丢失,给科研工作造成了很大的损失。在新的形势要求下,科研机构的档案工作必须跳出传统的束缚,要以一种新的观念重视档案管理工作,以一种新的思维方式创造性地开展工作,使档案工作充满生机和活力。为此,一要有创新意识,充分认识档案工作在科研机构的作用,明确新形势下科研机构档案工作的职责和任务,准确把握时代脉搏,掌握科研机构发展的新要求,树立主动服务的观念,不断探索与科研工作相适应的档案服务方式、手段和途径;二要具有奉献精神。不但要埋头工作,更要有新的思想,善于提出新办法、新思路,努力提高档案工作在科研方面的自身价值;三要加强资金投入,提高档案工作信息化水平。科研机构应配备计算机应用软件和网络等现代化办公设备,实现档案管理信息化、现代化。

  二、深化服务,构建多种档案管理工作模式

  随着形势的变化,科研机构的工作对档案的需求在内容上越来越广,在利用的频率上越来越快。因此,要求档案管理工作要采取先进的手段、方式,将档案工作与科学研究需求结合起来,使档案工作上升到主导地位。为此,一要拓展服务领域,用创新服务内容和方式为科学研究工作提供最佳服务。努力将静态的档案信息开发成系统的、有价值的动态的知识信息;二要把档案工作向科研第一线延伸。档案工作是科学研究部门工作的重要组成部分,既要与科学研究机构发展共进,又要在科学研究工作中发挥独特的作用。要通过多层次、多渠道的方式加强新的科技课题的研究,促使利用者从档案中找到信息,从信息中找价值,从价值中找效益。实现科技信息大规模地向科研转移。

  三、完善制度,建立健全规范化的档案管理体系

  要结合本单位档案工作的实际情况,制定出一套比较规范、科学、系统、切实可行的档案收集、整理、保管和利用等管理制度,促进科研机构档案管理与科研研究工作的同步发展。在规范档案管理时,要充分考虑到科研机构自身状况,档案管理现状,用行政手段对档案进行统一管理,推行档案档案规范化管理标准,切实把科研机构档案工作做好。此外,要重视综合开发,充分发挥档案的效益。档案管理终极目标就是更好地提供利用,因此,档案管理人员要多途径、多渠道地开发档案信息资源,要积极开展编研工作,进行深层次开发和加工,编写各种专题汇编,为利用者提供多层次、多方面的有实效的信息,以满足科研人员的工作需求,从而提高档案的利用效率,充分发挥其综合效益。

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