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高校教学档案的管理价值体现


□ 孙碧平

   在教学工作过程中形成的教学档案是高等学校办学情况的重要的信息载体,是高校“昨天”的真实写照,是教学评估的基础和依据。评估专家借教学档案材料以考察高校的办学指导思想、师资队伍建设、教学条件与利用、教学改革与建设、教学管理与“ 三风”建设、教学效果和特色建设等内容。这是静态结果考察,透过档案材料也能考察高校教学管理动态情况,因而教学档案在评估中受到评估专家的普遍重视。具体而言,教学档案的管理价值体现在档案材料涉及的对象、整理的内容、建立过程及档案结果等方面。
  
  一、从教学档案涉及对象能看全局管理观念
  
  教学档案不仅是对教学资料的收集,更重要的是对各种教学材料的系统归纳、整理、存档,从而使之成为有价值的资料。从教学档案资料收集对象来看,它不仅是对上级部门、业务主管部门教育教学指导性文件的收集整理,更是对本部门、本单位所制定的补充规定、实施细则以及对文件执行情况的相关记载等材料的收集、整理;从涉及对象看,它涉及本单位、本部门的教师、学生在教育教学中产生的信息材料,具体涉及教学、科研、后勤等方面工作。因此,在整理过程中,我们不仅了解上级部门在教学中的相关政策,而且了解到学校相关部门在围绕教学所开展的工作,更能把握住教学管理部门的工作情况。大范围、广角度地掌握教学工作情况,从而使我们在教学管理工作中能够做到胸有全局,在工作中树立起超前意识;正因有了对全局的了解、把握,才使我们在工作中具有预见性、前瞻性地开展工作,从而树立起全局性的管理观念。
  
  二、从教学档案整理内容能看梳理工作主线
  
  教学档案涉及的内容头绪多,内容庞杂,仅与教学紧密相关的就包括有专业设置、教育方针、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等内容。建立教学档案就是要将所涉及到的内容予以整理,使之成为相互关联的整体。换言之,教学档案就是将日常琐碎的教学管理工作线性化,从而建立起教学管理工作思路。在对教学档案资料的归纳、梳理过程中,我们常常要了解工作性质、服务对象、工作范畴,对这些的认识过程在一定意义上讲就是对工作内容内在联系的寻求过程,意即思考各项工作之间是否存在相互关联,内部是否存在一条潜在主线,对此的思索能使我们的工作思路更清晰,更明了。工作思路来源于档案建立过程中,反之,工作思路又能牵动所有工作。管理者在清晰的管理思路下,在琐碎的事务性工作中抓住工作主线,从而带动整体工作开展。
  
  三、从教学档案建立过程能看管理风险预防
  
  在对教学材料的收集、整理、存档过程中,我们能及时回顾工作、检查工作、弥补不足。从教学档案资料形成看,教学档案资料就是教育教学过程的历史记录,对资料的收集过程,就是对教育教学工作过程的回顾。在教档案资料整理、回顾中能起到两方面作用:一是在教学档案资料的整理、归纳中,可及时发现未结束的工作予以及时完成,从这个角度讲,教学档案客观上起到检查工作、督办工作的作用;另一方面,在材料整理中,我们能及时对已处理事项重新审视、判断,特别是对政策性较强的文件处理进行再思考,若因判断失误导致决策偏差,我们可以及时予以纠正或弥补。因此,对教学资料及时收集、整理非常必要,不仅能及时发现并未完结事情,起督办作用,还能及时发现问题,纠正错误,弥补过失,从而避免管理风险。
  
  四、从教学档案建立结果看管理工作创新
  
  教学材料整理成为档案,最终形成为可再生利用的教学信息资源。高校客观上是社会组织,它的正常运作离不开信息,特别是在当今社会信息化程度的日益加深下,高校也同样面临着激烈的竞争,在不断加剧的竞争环境中,信息资源的有效利用是组织成功的关键要素。若高校不及时建立相应的教学信息资源档案,就不可能及时调整培养目标、教学方式和办学规模,最终影响学校的发展。若教学信息资源的流动不够畅通、及时、准确,就很难避免在活动中遭受“触礁”风险;其组织适应环境的能力必差。为此,我们必将思考如何开发好教学信息资源以增强组织的灵活性和适应性。开发教学信息资源本身中一种创造性活动,其形成的结果——教学档案同样具有创新性。我们在利用教学档案时,也必将促进教学管理工作的创新,从而提高组织的创新能力。
  
  孙碧平:重庆师范大学
  
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