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浅谈高校档案信息资源的共享


□ 张 琳

  一、档案信息管理概述
  档案信息资源管理是档案管理工作的更高层次,档案管理工作只是档案信息资源管理中的一部分内容,通过对档案信息资源的采集、组织、存储、检索、开发、利用和再生产过程,集中并利用一定的人力、财力和物力资源,通过计划、管理、协调、控制等来实现的管理活动;档案信息资源管理是在新思想、新观念指导下,对包括信息在内的所有智力资本进行综合决策并实施全面管理的一种全新的管理模式;它的最大特点就是把信息技术与人本思想结合起来管理。因此,信息资源管理的运用将有效地改变档案管理的模式,使以实体管理为主向以人力资本管理、以硬性管理为主向以软件管理、以区域性管理向全方位、网络化管理等转变。
  信息资源管理理念的引入对档案管理工作提出了全新的命题,如何对档案资源属性进行研究、如何有效地将信息资源管理的理念和方法贯穿档案管理工作中,是我们亟待解决的课题。
  
  二、高校档案信息资源共享的必要性分析
  高校档案管理工作是整个国家档案事业的重要组成部分,高校档案管理工作的目的就是开发档案信息资源,提供档案材料,为高校的教学、科研和党政管理等项工作服务,为社会公众提供利用服务。
  1.社会信息化浪潮的日益冲击。⑴推动我国信息资源开发利用工作的主要背景。从国际上看,发达国家在大力推进信息社会建设,把信息和知识作为现代社会的关键资源,加快了全球信息资源开发利用的竞争步伐,数字鸿沟在继续拉大。从国内看,对信息资源的认识不足,信息资源的开发利用滞后于经济社会发展的要求,与落实科学发展观、转变经济增长方式、建设资源节约型社会、可持续发展的要求不相适应。⑵推动全民树立和落实科学的现代信息资源观。信息资源同材料、能源等资源同等重要,信息资源是不可能被替代的,而信息资源在一定程度上对物质资源和能量资源却具有重要的节约、增值、创新和拓展作用。从一定意义上说,人类信息资源开发水平和利用程度决定了人与自然、人与社会的关系,决定了物质资源的开发水平和利用程度。
  加强信息资源开发利用,有利于贯彻落实科学发展观,促进经济社会协调发展。充分利用信息资源可优化资源利用结构,对能源、材料等资源产生节约和增值作用,是实现经济增长方式根本转变、建设资源节约型社会、推动可持续发展的重要途径。提高信息资源开发利用水平是增强我国综合国力和国际竞争力的必然选择。
  2.社会公众信息知情权的日益觉醒。档案信息资源共享是档案馆在信息时代满足利用者需求,并且信息技术的迅猛发展为真正实现资源共享提供了条件。随着信息化水平的不断提高和政府办公信息的多元化扩展,人们迫切需要大量档案信息作为工作、学习、生活及各项活动的参考依据和凭证。而过去传统的档案服务方式,由于受到时间、地域、利用手段等方面的限制而不能适应信息时代的需要。面对众多的档案利用需求,档案信息资源开发与利用显得更加的迫切,抓紧时间调整工作思想,抛开传统的档案管理模式,将档案工作各项环节调整到适应社会信息化的发展、社会公众实现信息知情权道路上来。
  3.高校档案在信息社会中的战略地位。从高等学校自身发展的角度来看,高等教育发展改革要求提高整个学校的信息利用水平,建设数字化校园,充分发挥信息作为知识经济时代重要资源的作用,为实现信息资源共享创造了良好的外部环境。随着高校各项事业的蓬勃发展,迫切要求信息资源能实现充分共享,为领导决策提供全方位的信息决策支持,为学校教学、科研、管理等中心工作服务,形成一个良好的公共服务体系。校园网络建设的日益完善和信息技术的广泛应用,为实现信息资源共享提供了技术支持。
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