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论高校档案意识的培育与建设


□ 陈远东

  摘要:建立和强化高校档案意识具有十分重要的意义。但目前部分高校档案意识缺乏,积极探索强化高校档案意识的途径,提出解决高校档案意识缺乏的建议,促进档案管理意识的增加。
  关键词:高校档案 档案意识 培育 建设
  
  高等教育的快速发展,给高校档案工作带来了新的发展机遇,同时也带来了巨大的挑战,这种挑战是全方位的,其中也包括对档案工作管理。在新形式下,高校档案工作要获得可持续发展,增强档案意识势在必行。
  
  一、高校档案意识的重要性
  
  所谓档案意识,作为人们意识的一种类型,它指的是档案、档案工作、档案事业在人们头脑中的反映,是人们对档案和档案现象的观点、认知、和心理的总称。高校档案意识指的是以高校档案和档案现象为研究对象的各种意识。它包括两种形式:一是档案人员本身对档案和档案工作的反映和认识,即档案人员的专业意识;二是非档案人员对档案和档案工作的反映和认识。
  高等院校是人才聚集地、知识传播地、科研前沿地、教育的最高层,也是档案资源十分丰富的部门,其各类档案的科学价值和开发利用价值是社会档案资源中的重要组成部分。在高校档案工作涉及到每一个机构、每一项工作、甚至每一个人,档案是高校的一种特殊资源,它是维护高校历史面貌,记载当今高校的重大变革,为现在查询过去,为未来寻找历史足迹提供重要依据。同时,高校档案工作也是高校一项重要性的基础工作,是衡量学校教育质量和办学水平的重要尺度,所以,档案意识强弱决定着人们对档案工作的重视程度,对档案价值的认识程度,也决定着人们要求档案的程度和对档案的发挥程度。
  
  二、高校档案意识缺乏的原因
  
  目前,虽然在高校中档案意识普遍有所提高,但由于历史和现实,主观和客观的原因,高校中仍然存在档案意识淡薄的问题。
  从历史层面上看:由于传统上沿袭下来的档案神秘感、保密论,档案只是统治阶级的记录,只有少数人知道,逐渐形成了档案工作的封闭性和神秘性,使人们不了解档案人员的事,仍然用传统的、狭隘的思想认识档案,甚至认为档案是过时的废纸,不知道它是党和国家的宝贵财富。
  从现实原因上看:档案本身是一种潜在的知识信息资源,需要一定的时机才能显现出来,不一定能带来“立竿见影”的经济效应,这就与某些“急功近利”的短期行为不能协调,导致档案意识淡薄。随着改革开放的深入,经济发展差距较大,造成了我国高校档案工作的不平衡状况;随着近年来的高校改革、合并、招生规模的扩大、分配体制的改革、后勤社会化以及办公自动化等这些新事物的出现,高校档案载体、内容及管理手段都产生了许多新变化、新问题和新情况。这些新变化、新问题和新情况的出现,在一定程度上也导致了高校档案意识的滞后。
  档案意识的缺乏,也存在着主观与客观上的原因。从主观上讲,主要有以下三点:一是认识上的误区。在高校的师生员工不了解档案工作,形成了错误的档案意识,认为还没有形成对国家、对事业有保存价值的归档资料无档可存,甚至还有人认为档案是无关紧要的东西,所以,对档案和档案工作漠不关心。二是大多数人不了解档案的内容,查阅档案只知道到图书馆,不知道到档案馆利用第一手原始资料,认识不到档案的价值作用,也不了解档案工作的意义和地位,在人们的印象中总和“机密、绝密”等问题联系在一起,使人们对它持有一种“望而让步”的态度,因而阻碍了人们对它价值的认识。三是很多高校档案部门自身对外部宣传不够。由于高校档案工作的专业特性(机密性和政策性)和高校档案工作业务工作繁重等原因给高校宣传工作造成了难度,严重影响了高校档案宣传工作,使得高校档案宣传工作远远滞后于其他各项工作。
  
  三、高校档案意识强化的途径
  
  由于前述的种种原因造成了高校档案意识的缺乏和滞后,那么我们该怎样来强化呢?笔者认为主要有以下几个方面:
  1.更新档案观念意识。长期以来,高校档案工作者一直以“默默无闻、无名英雄”为荣,这种思想观念必须改变,高校档案工作是直接担负着维护学校档案完整与安全的重任,由于档案工作的运行机制和自身规律表现工作周期性和滞后性的特点,以及档案工作不具有显性的经济效益的特点,所以在实际工作中,容易使人思想认识上产生偏差,口头上重视,而实际工作中往往忽视的现象。社会发展到今天,档案工作早已不是一个部门、一个学校、一些人的事情,而是一项全员性的工作,因此,在实践中,我们应该改变旧的档案管理理念,增加工作的主动性、积极性、丰富档案工作的内涵、提高服务的质量和范围,进一步解放思想,适应档案工作新的发展需求。
  2.树立档案法制意识。要培养师生员工的档案意识,首先要树立档案法制观念,要学档案法、懂档案法、守档案法、执档案法、用档案法。其次要做好档案工作必须加强学习,组织师生员工参加档案法律、法规和规章制度的学习,严格依法办事、依法制档。1987年六届全国人大常委会第二十二次通过的《档案法》它是加强和搞好档案工作的法律保障。1990年颁布的《实施办法》提出了更为具体的规定和要求。《普通高等学校档案管理办法》把高校档案工作提高到了法制的高度。同时,学校应依据档案法规制定相应的分配制度,用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范学校的档案工作,使档案工作做到有法可依。
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