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小心30个细节:一分钟毁灭你的公司


□ 梁子华

  这是一个以1%、2%决胜负的商业时代,一个信息就可能左右企业的成败。这个信息在自己手里是王牌,在对手手里是炸弹。如此重要的信息,可能在老板的大脑里、公司的电脑里、一个打印稿的背面,甚至在一个垃圾筐里。因此,随时都有泄漏的可能。一旦泄漏,轻则使公司蒙受损失,重则毁灭公司。
  那么,你要怎么防备呢?许多人认为,“信息安全不就是安装杀毒软件,在电脑上设个密码吗”?如果你这样想,你就和全世界95%的人一样,都错估、低估了信息对公司的致命影响。好在全世界还有5%的人,采取种种措施应对商业世界的信息安全问题。他们是谁?他们就是诺基亚(NOKIA)、微软(Microsoft)、麦格劳希尔(Mcgraw-Hill Company)、可口可乐(Coca-Cola)……
  当你读这篇文章的时候,全世界又有2个企业因为信息安全问题而倒闭,有11个企业因为信息安全问题造成800多万的直接经济损失。通过对100个经理人的调查,我们总结出30个致命细节,让您在5分钟之内迅速成为信息安全专家。

  1.打印机——10秒延迟带来信息漏洞。即使是激光打印机,也有10秒以上的延迟。如果你不在第9秒守在打印机的旁边,第一个看到文件的人可能就不是你了。大部分的现代化公司都使用公用的打印机,并且将打印机、复印机等器材放在一个相对独立的空间里。于是,部门之间的机密文件就可以从设备室开始,在其他部门传播。当部门之间没有秘密时,公司实际上也就没有什么秘密了。
  2.打印纸背面——好习惯换取的大损失。节约用纸是很多公司的好习惯,员工往往会以使用背面打印纸为荣。其实,将拥有这种习惯的公司的“废纸”收集在一起,你会发现打印、复印造成的废纸所包含的公司机密竟然如此全面,连执行副总都会觉得汗颜,因为废纸记载了公司里比工作日记都全面的内容。
  3.电脑易手——新员工真正的入职导师。我们相信,所有的职业经理人都有过这样的经历:如果自己新到一家公司工作,在自己前任的电脑里漫游是了解新公司最好的渠道。在一种近似“窥探”的状态下,公司里曾经发生过的事情“尽收眼底”,从公司以往的客户记录、奖惩制度甚至你还有幸阅读前任的辞呈。如果是其他部门的电脑,自然也是另有一番乐趣。
  4.共享——做好文件再通知窃取者。局域网中的共享是获得公司内部机密最后的通道。有的公司为了杜绝内部网络泄密,规定所有人在共享以后一定要马上取消。实际上,越是这样,企业通过共享泄露机密的风险越大。因为当人们这样做的时候,会无所顾及地利用共享方式传播信息。人们习惯的方式是在开放式办公间的这边对着另一边的同事喊:“我放在共享里了,你来拿吧——”没错,会有人去拿的,但却往往不只是你期望的人。
  5.指数对比——聪明反被聪明误。在传统的生产型企业之间,经常要推测竞争对手的销售数量、生产数量。于是,人们为了隐藏自己的实际数量,引入了统计学里的指数,通过对实际数量的加权,保护自己的机密信息。唯一让人遗憾的是,通常采取的简单基期加权,如果被对方了解到几年内任何一个月的真实数量,所有的真实数量就一览无余地出现在竞争对手的办公桌上了。
  6.培训——信息保卫战从此被动。新员工进入公司,大部分的企业会对新员工坦诚相见。从培训的第一天开始,新员工以“更快融入团队”的名义,接触公司除财务以外所有的作业部门,从公司战略到正在采取的战术方法,从公司的核心客户到关键技术。但事实上,总有超过五分之一的员工会在入职三个月以后离开公司。同时,他们中的大部分没有离开现在从事的行业,或许正在向你的竞争对手眉飞色舞地描述你公司的一草一木。
  7.传真机——你总是在半小时后才拿到发给你的传真。总有传真是“没有人领取”的,每周一定有人收不到重要的传真。人们总是“惊奇地”发现,自己传真纸的最后一页是别人的开头,而你的开头却怎么也找不到了。
  8.公用设备——不等于公用信息。在小型公司或一个独立的部门里,人们经常公用U盘、软盘或手提电脑。如果有机会把U盘借给公司的新会计用,也就有可能在对方归还的时候轻易获得本月的公司损益表。
  9.摄像头——挥手之间断送的竞标机会。总部在上海的一家国内大型广告公司,在2004年3月出现的那一次信息泄露,导致竞标前一天,广告创意被竞争对手窃取,原因竟然是主创人员的OICQ上安装了视频,挥手之间,断送的或许并不仅仅是一次合作的机会。
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