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浅谈人事档案的实用价值


□ 陈蕙兰

陈蕙兰

(江苏技术师范学院 人事处,江苏 常州213001)

摘要:

人事档案是个人经历的真实写照,具有一定的机密性和较强的法律效应,它为用人单位录用人才,为个人的发展提供了有力的凭证,本文试从隐性和显性两个方面来阐释人事档案的实用价值。

关键词:人事档案;隐性价值;显性价值

收稿日期:2010-10-04

作者简介:陈蕙兰 (1971-),女,江苏连云港人,江苏技术师范学院人事处馆员,研究方向:人事档案管理。

人事档案是记载个人人生轨迹的重要依据。它是个人身份、学历资历、个人经历等方面的真实记录,与个人的工资福利、社会劳动保障、专业技术职务评定、职务晋升、组织关系等紧密相连,因而具有较强的法律效应。

随着人事制度的改革和高校毕业生择业的“双向选择”,人事档案的实用价值逐渐凸显出来。然而,由于个人对人事档案实用价值认识的偏差,其作用并没有得到应有的重视,有时甚至认为它是可以随意丢弃的“身外之物”。人事档案对于个人和用人单位都尤为重要。它主要反映了个人是读书期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史,以及高校毕业生就业和用人单位在选拔任用、考核个人的主要依据。人事档案仍然具有其他证件所无法替代的作用,它的作用愈来愈多元化和立体化。

一、人事档案的内涵

人事档案是一个人在成长过程中不同阶段人生经历的真实记载,是个人经历、思想品德、工作状况、业务能力以及所受奖罚等诸多方面信息的原始记录。是个人以自己的实践行动谱写的历史,同时将其转化为文字材料在人事档案中不断补充、不断丰富增添新内容的纸质材料。人事档案作为个人全部信息的载体将伴随着每个人的一生并发挥着重要作用。

人事档案的保存范围主要指个人在不同的阶段所形成的一整套系统完整的材料,其中包含所有学习阶段(高中、大学、研究生)的入学登记表、毕业登记表、学习成绩单等和参加组织所形成的材料,诸如入党申请书、入党志愿书、转正申请和预备党员考察表等等;尤其是工作以后的履历表,职称、职务晋升和干部任免材料;历次工资调整、晋升、变动等一系列表格均真实地再现了个人不同阶段的历史史实。人事档案全面真实地记载了个人的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况,是记载人生轨迹的重要依据,人事档案既是单位和个人维护权益的重要工具,又具有其他任何材料不可替代的凭证作用。

二、人事档案的实用价值

(一)隐性价值

1.具有机密性和法律效益。人事档案是个人经历中的真实记录,容易被涂改或伪造,因而具有较强的机密性,国家明文规定,没有档案管理权限的单位不得擅自保管档案,更严禁个人自带和保存档案。人事档案一般都存放学校、单位或人才交流中心,平时是不能与本人见面的。尤其是在当事人求学阶段,一般都是在升学、求职或正常工作调动时方才用得到。其作用平时不容易显现,因此常不被重视,甚至被本人忽略或忘记。

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