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中小企业如何加强内部控制


□ 孙秀丽

  (长春市新型建筑节能技术发展中心吉林长春1 30061)

  摘要:中小企业是指在本行业中无论人员规模、资产规模还是经营规模都不占优势的较小经济单位,但目前我国中小企业数量多、分布广,而且在国内生产总值中的比例已超过了一半以上、中小企业的健康发展,有利于确保国民经济稳定增长和社会的稳定,但由于受到规模的限制,中小企业在内部管理上不完善,尤其在企业内部控制方面,岗位设置不合理,不相容职务没有彻底分离,财务人员素质不高,管理职责交叉严重,这给中小企业的生存和发展带来了危机,如何加强内部控制是目前中小企业所面临的重要问题。

  关键词:中小企业 强化 内部控制

  内部控制是由董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程。是在分工负责的前提下,组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施,用以明确单位内部各职能部门的职责和权限,形成一个完整、严密的相互联系、相互协调、相互制约的控制系统的总称。

  一、中小企业内部控制存在的问题

  1.对内部控制缺乏正确的理解和认识。我国的中小企业大多数是创业者以血缘和地缘关系为本,经过长期的艰苦奋斗从小到大发展而来.由于创业初期比较重视企业的效益,很少关注企业的内部管理情况,以致大多数中小企业对内部控制知之甚微,在他们的概念里内部控制就是财务部门的认真管理。另外,在发展初期阶段也正是由于这种管理上的灵活和迅速的应变能力,中小企业才取得了较大的成功,领导者认为凭自己的管理足以保证企业的发展和强大,制定内部控制就是对管理经营权的干预,他们担心实行内部控制是增加繁琐和不必要的审批环节,降低企业的工作效率,同时也是对自己权利的弱化,所以一些中小企业轻视内部控制,甚至排斥内部控制制度的建立。

  2.企业组织框架和法人结构不完善。中小企业大部分是家族企业,实行家族式的管理模式,在企业发展过程中已经形成了创始人独断专行的作风,其所有权和经营权一般不分离。同时由于受到家族范围的限制,企业管理人员的文化程度较低,不具备现代企业的管理知识和层次,组织和管理机构也不完整,缺乏现代企业的管理模式。企业的实权多掌握在企业的创立者或家族内部德高望重的领导人手中,没有什么部门可以对掌权者进行监督,中小企业的很多重大决策也是个人决定的,有些中小企业虽经过改制重新组建成股份公司,但在经营和管理的本质上没有改变,很多章程和规章制度流于形式,虽然也建立了董事会、监事会,实行了总经理负责制,但在日常管理工作中董事会的决策权无法发挥,真正的法人治理结构并未建立,也未达到内部有效制衡的效果。很多企业董事长和总经理由一人担任,董事会成员大多由企业经理层担任,不聘请相应的外部董事,监事会成员的薪酬和职务升迂大多由总经理或董事长决定,监事会是形同虚设的管理机构,无法发挥监督职能,致使企业管理混乱,组织机构不健全、职责不清。

  3.职能部门设置不合理,岗位职责不清。中小企业在创立初期人员少、组织结构比较简单,员工大多数是同族、同乡、同学等关系,企业管理往往带有浓厚的情感性因素,企业管理更多的是靠“关系”来进行,而没有部门的划分和规章制度,即“人治”多于“法制”。这样的企业管理体制在创立和发展初期起到了节约制度成本和提高效率的作用,但随着我国社会主义市场经济的发展和企业规模的壮大,这种单纯靠“关系”的管理模式已经严重阻碍了企业的进一步发展。还有些中小企业为保证各种力量的平衡,或是为了解决亲属的就业问题并维护他们在企业内部的地位,会因人增设部门和岗位,企业管理过程中任人唯亲,不相容岗位也没有实行分离,信得过谁就把有权利的活都交给谁干,使得企业职能部门设置不合理,而且职责不清、业务交叉重叠,员工和部门之间会出现相互推诿扯皮,严重影响企业的经营效率。

  4.内部控制执行主体素质低,制度不健全。中小企业由于家族式的管理,在选人用人方面存在弊端,不去聘用高素质的专业人才,而是任人唯亲,业务水平和管理能力无法适应内部控制的需要,一些企业管理者严重缺乏现代企业的管理知识。由于中小企业经营范围比较单一、规模小,在内部控制制度的设立缺乏相互牵制,有些中小企业虽然建立内部控制制度,但所涉及的内容不完整,没有覆盖所在单位的所有部门和人员,没有渗透到企业的各业务环节,职能部门的人员较少,一个人要身兼数职,在内部控制制度上就不健全,很多企业常规票据分管制度、重要空白凭证保管使用制度、会计人员分工中的“内部牵制”原则均没有建立,还有一些中小企业不设置完整的财务部门,会计核算、出纳付款、票据审核等会计事项完全由一个人包办。另外,有些中小企业的领导认为内部控制就是控制企业成本,就是财务人员的事情,导致企业内部控制缺乏实质的控制内容,仅停留在内部会计控制上,参与内部控制管理的也只有财务人员,没有形成对企业经营的全过程控制,这给中小企业的经营活动带来了极大的风险。

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