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定制让开会不再繁琐


□ 子 其

  高效的会议是集中解决企业重大问题的一种方式,而繁琐的会务工作是否能够留给企业外部的专门机构来解决?
  
  王硕是一家国有企业财务部一名管理人员,每年财政厅会对持有会计证、资格证的人进行新的会计准则培训,老师可以自选,但是会务要自行组织,每次500人的培训会只好选择专门的会务定制机构来打理。
  
  对于商务会议,你常常会觉得有一些什么样的困难?
  最大的困难就是选择筹备会议的地方,而后就是跟会议地点管理人员的沟通和协调,如果有专业的人士推荐会感觉好一些,就像你出去旅游,你常常会问问旅行社哪个酒店比较好。
  
  为什么会考虑到定制会议这项服务?
  需要什么价位和场地,我们不可能每家酒店都会去看看,如果有一个机构能够给予所有的经验那就非常好了。另外一点就是对会场的布置和房间的协调,如果我们自己去安排,工作量会比较大。
  
  定制都体现在哪些方面?
  主要有一些客户化的要求,如果你的会议是一个单纯的授课、讨论或者走访之类,定制的机构会按照你的需求给你一个建议或者方案,什么时候入住和开会,何时走访等等。以前自己组织没有经验,有时候上午就会去酒店报到,但是人家的房间并没有腾出来,定制机构会提醒我们下午或者晚上去入住就比较好。
  你觉得一个好的会议标准是什么样的?
  好的会议主要体现于内容,内容跟定制机构没有太大的关系,在服务上应该是能满足参会人员和组织者双方的要求,有时候两者的要求并不一样,组织者会要求会场要到多少人、设备准备得如何,参会人员可能会考虑住的地方房间能够朝哪个方向(笑),或者食物的味道更好。
  最大的问题是在灵活性上,因为你可能对会议的地点并不熟悉,光靠酒店,它只会对酒店内部的东西比较熟悉,如果一个酒店只能提供中餐,如果出现了西餐的要求,那么就无法得到满足。如果有对周围的环境比较熟悉的专业人员,这个需求很快就能得到满足。
  
  你非常不能容忍会议中哪个环节做得不好?
  我不能容忍的就是会议无法按计划实施,如果作为一个组织者,要求会议在早上八点进行,领导和到会者都已经就坐了,而会议室的投影仪和麦克风都没有准备好,负责人也没到,这一点最无法容忍。
  其次就是房间的安排,如果付了酒店定金,到了酒店,无法腾出房间就比较糟糕了。有些会务定制机构会提供一些便利的服务:比如在进酒店前提前拿到房卡,为领导安排签单等等。我们之前合作的一些会务定制机构,资源太少,来来去去还是那几家酒店。而我们对空港之旅常常提出酒店车程、以及外带高尔夫球场的种种要求,每次都能得到满意的建议和答复。
  你会事先预算成本吗?
  我们对会议事先都会有预算的,我会先把一个关,然后让会议的定制者再做一个方案出来,但是原则是不能超过我事先的预算,具体项目的开支可以由他们自行增减和调配,空港之旅会列得非常清晰,同时他们还会给你一个浮动的预算,主要用于一些临时的活动,比如安排外出的活动突然下大雨,临时改成在室内集体看电影了,另外还有吃饭就是你无法控制有人多吃多喝一些。你会发现有经验的会务组织者在这方面会控制得非常到位。 ......
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摘自:风尚周报
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