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电子资源管理系统Verde的应用实践


[摘要]在ERMS产品迅速发展的背景下,详细介绍一款典型ERMS产g~
  Verde系统的实际测试过程,并分享清华大学图书馆利用Verde系统进行电子资源管理的实际工作经验,为我国图书馆电子资源管理系统的应用与普及提供参考。
  [关键词]电子资源管理系统 Verde 电子资源 清华大学图书馆
  [分类号]G250.7
  
  1 引 言
  
  随着数字化时代的来临,电子资源在图书馆的地位日趋重要。由于电子资源数量巨大、情况复杂,如何对电子资源进行高效、合理、规范化管理,是图书馆面临的新挑战,为此,专门适用于这项业务需要的电子资源管理系统(ERMS)应运而生。
  普遍的观点认为,数字图书馆联盟(DLF)于2002年发起的,以探讨电子资源管理工作中各项需求、涉及的各项元素和标准的电子资源管理项目(ERMI)直接推动了ERMS的问世和快速发展。根据DLF的定义,ERMS应提供电子资源的选择、评估、订购、维护及访问等相关信息和工作流程的管理。
  目前,市场上已有多种较成熟的商业化ERMS产品,Verde是其中颇具代表性的一种。它由ExLi,bris公司与哈佛大学、麻省理工大学共同开发,旨在帮助图书馆高效处理大量电子资源的选择、获取与使用等管理工作。从目前发表文章来看,已有不少文章对各种商业化ERMS产品进行综述性分析与对比,也有文章对某一种ERMS产品的设计基础、系统架构及功能模块进行剖析,但鲜见实际应用的介绍或案例。本文侧重介绍对典型ERMS产品——Verde系统进行实际测试与应用的过程,分享利用Verde系统管理清华大学图书馆电子资源的实践经验。
  
  2 清华大学图书馆电子资源ST购与管理流程
  
  近十余年中,清华大学的电子资源发展迅速,由最初只有少量光盘数据库发展到目前拥有430多个数据库、4.6万余种电子期刊、近200万册电子图书,电子资源经费已达文献资源总经费60%以上。
  随着电子资源的发展和情况不断复杂化,电子资源的订购、使用与管理成为新的课题,尚无成熟理论和规范来指导这项工作,只能不断摸索和总结经验。经过最初几年的实践,清华大学图书馆已建立一套行之有效的电子资源订购与管理流程,见图1。
  
  
  3 清华大学图书馆电子资源管理的功能需求
  
  随着电子资源种类不断丰富、数量不断增加、合作订购模式日益多样化,电子资源管理的问题日益错综复杂,此外一些电子资源的订购模式还具有本国特色,致使全面、规范地管理电子资源的难度亦不断增加。基于电子资源使用与管理的实践经验,清华大学图书馆早在2003年即提出一套《数据库管理系统功能设计方案》,其中提到:“随着图书馆电子资源的激增,对数据库进行系统化、规范化的管理迫在眉睫。数据库管理分为读者和馆员两个层面。读者需要数据库的便捷入口、详尽说明、多种查找渠道、完善的辅助服务(使用指南、咨询等);馆员需要一个内部管理平台,以实现对众多数据库信息进行全面管理,对说明页进行编辑、发布,可以方便地查找订购信息、获取各种统计数据、管理试用数据库。”
  我馆于2005年引进MetMib+SFX系统,解决了上述设计方案中提出的面向读者层问题,实现了由责任馆员进行数据库说明页的编辑与发布、为读者提供便捷的数据库访问与整合检索等应用功能;而馆员层的后台操作问题仍未彻底解决,主要问题在于:在电子资源生命周期中,各环节均产生大量内部信息,这些信息分散地保存在参与工作流程的馆员手中,且保存方式和习惯各异,虽然每过一段时间或每当有需求时,可通过邮件或电话沟通信息、共享最新进展,但要想收集整理某个电子资源的完整档案化信息,往往要花费很多时间和精力,即使收集齐全后,由于没有一套系统可完整、规范地保存此类信息,因此,仍难以让馆员同步共享这些信息,而且一旦工作人员更替或年代久远后,还可能需要重复工作。我们越来越迫切地感觉到图书馆需要一套先进的、基于网络化应用的、可内部共享的、便于使用与维护的电子资源管理系统,从而对电子资源生命周期全过程实现高效率管理。在测试Verde之初,我们重新审视、整理了电子资源管理方面的需求,主要概括为两部分:
  
  3.1 信息保存功能
  主要用于保存电子资源各类存档信息,实现多人同步维护、修改、查询功能,具体如表1所示:
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